Bilan et perspectives des Open Science Days 2024 : Enseignements, éléments à reconduire et initiatives futures

Constats du comité d’organisation

Organisation générale

Coordination : Un besoin crucial de centraliser le suivi des préparatifs, idéalement avec
l’engagement d’un stagiaire ou d’une personne dédiée à la gestion de projet.
Partage des responsabilités : Dès le début, chaque institution impliquée doit avoir des
responsabilités clairement définies avec des deadlines précises.
Format multi-site : Bien reçu pour la répartition des tâches (catering/technique), mais le
programme a été jugé trop long. Proposition de le condenser sur deux jours, deux sites
(Dorigny et centre-ville), avec des sessions parallèles.
Capacité d’accueil : Attention à la gestion des capacités des salles et espaces de pause
pour éviter l’encombrement.

Communication

Outils de communication : Utilisation de formats ouverts ou modifiables pour les
documents de communication, et publication d’un site web plus en amont dans le
temps, avec un « save the date » et un appel à contributions.
Réseaux sociaux : Créer des comptes dédiés pour une gestion simplifiée de la
communication, surtout si l’événement devient récurrent.
Public cible : Mieux cibler les communautés de soutien à l’Open Science plutôt que de
viser la sensibilisation des chercheurs.

Logistique et sessions

Sessions : Accompagnement des intervenants après les conférences. Problèmes techniques récurrents dans les sessions hybrides (son, vidéo).
Pauses : Les pauses déjeuner ont été jugées trop longues. Proposition : 30 minutes le
matin, 1 heure pour le déjeuner, et 15 minutes dans l’après-midi. Besoin de mieux
organiser les pauses des étudiants qui aident à l’accueil.
Repas : Préférer des repas végétariens, éviter les lunch bags et permettre aux
participants de choisir individuellement ce qu’ils veulent manger.
Enregistrement et consentement : Problème de consentement pour filmer, et nécessité
de clarifier le partage des contacts des participants (fortement déconseillé).

Participation et engagement

No-shows : Taux élevé d’absentéisme. Proposition d’étudier le profil des « no-shows » pour mieux comprendre la situation.
Participation en ligne : Faible participation à distance, certains n’ayant pas reçu le lien
de connexion. Une meilleure communication est nécessaire si l’option en ligne est
maintenue.
Formats interactifs : Utilisation d’outils interactifs ouverts ou des plateformes
spécialisées pour encourager la co-création du programme et l’interaction avant et
après les sessions (ex. : SpotMe, Bevy).

Améliorations suggérées

Dates de l’événement : La période de fin août/début septembre est jugée peu favorable en raison de la rentrée scolaire. Le mois de mai ou une autre période inter-semestre pourrait être plus adapté.
Formats courts : Les « lightning talks » ont été appréciés et il a été proposé de réduire la
durée des présentations pour favoriser les ateliers interactifs.

Sondage de satisfaction post-conférence

Dans le cadre de l’évaluation des Open Science Days 2024, un sondage post-conférence a été
réalisé afin de recueillir les impressions des participant.e.s et d’identifier les points forts ainsi
que les aspects à améliorer pour les futures éditions. Ce sondage a permis d’obtenir des retours
qualitatifs et quantitatifs sur divers aspects de l’événement, tels que l’organisation générale, le
contenu des sessions, les infrastructures, et la logistique.

Sur la base des commentaires libres, il a été possible de tirer les conclusions suivantes :

Degré de satisfaction général :

Satisfaction élevée : De nombreux participants ont exprimé leur satisfaction générale, saluant l’organisation et la richesse des contenus. L’aspect interdisciplinaire et la qualité des échanges ont été largement appréciés. Les participants ont également mentionné des moments forts comme les sessions de networking et la variété des thématiques abordées.
Quelques frustrations : Bien que globalement positive, une partie du public a ressenti des frustrations liées à des aspects pratiques (logistique, format de certaines sessions) et au format en ligne, jugé moins interactif.

Points de satisfaction :

Organisation et qualité des échanges : Beaucoup ont félicité l’équipe pour l’organisation, en mentionnant la bonne qualité sonore et vidéo, ainsi que la fluidité générale des événements.
Multisite et diversité des lieux : Le choix de sites variés a été bien reçu, avec des
mentions positives pour des lieux comme la HEP Vaud et l’HEMU, jugés accessibles et
agréables.
Rétrospective de fin de journée : Ce moment a été perçu comme un ajout original et
utile. Il a été proposé de rendre ces rétrospectives accessibles en ligne pour créer des
« documents vivants ».
Repas et pauses : La qualité du service traiteur a été souvent louée, tout comme les
pauses suhisamment longues pour faciliter le réseautage.
Sessions exploratoires : Certaines thématiques moins fréquentes comme les OER (Open
Educational Resources) ont été particulièrement bien reçues.

Points d’amélioration :

Durée et format des sessions : Les sessions de 90 minutes ont été jugées trop longues, en particulier pour les panels et les tables rondes.
Répartition des contenus : Certains participants ont suggéré de réduire le nombre de
jours (de 4 à 2) et d’inclure des sessions parallèles pour ohrir plus de variété.
Logistique et confort : Un manque de prises électriques dans certaines salles et des
problèmes de signalisation entre les lieux ont été soulignés. Les participants ont
également ressenti le besoin d’un meilleur confort des salles (notamment pour la prise
de notes).
Interactions en ligne : Plusieurs participants en ligne ont mentionné des problèmes de
son et de connexion, et auraient souhaité une meilleure gestion des interactions avec le
public à distance.
Problèmes de langue : Le mélange entre présentations en anglais et en français a posé
des dihicultés à certains participants. Des casques de traduction ont été proposés
comme solution.
Contenu trop théorique : Certains ateliers ont été perçus comme trop théoriques et
manquant d’applications concrètes. Il a été suggéré d’inclure davantage de méthodes
pratiques, surtout pour des sujets comme la Citizen Science.
Signalisation et communication : Des suggestions pour améliorer la signalétique (en
particulier au Palais Rumine) et la communication, tant en amont de l’événement qu’en
temps réel (comme la mise à disposition des slides), ont été fréquemment
mentionnées.

Conclusion et vision pour de futures éditions des Open Science Days

Les retours recueillis lors des Open Science Days 2024 soulignent la nécessité de plusieurs
ajustements afin d’améliorer l’expérience des participant.e.s et de garantir une organisation plus
fluide. Pour les futures éditions, plusieurs pistes clés ont été identifiées pour guider l’évolution
de cet événement.

Une coordination renforcée et centralisée. Le besoin d’une personne dédiée à la
gestion de projet est apparu essentiel pour garantir le bon déroulement des préparatifs.
L’engagement d’un.e stagiaire ou d’un.e chargé.e de projet six mois à l’avance permettrait de
centraliser les tâches, de suivre les échéances et de mieux coordonner les institutions
partenaires.

Réduction à deux jours et cadence. Afin de rendre l’événement plus dynamique et
accessible, il est proposé de condenser le programme sur deux jours, avec des sessions
réparties entre deux sites principaux (Dorigny et le centre-ville) tous les deux ans. Ce format
permettrait de maintenir la qualité des échanges tout en réduisant la durée globale. Les dates
ont été fixées pour la prochaine édition : les 1er et 2 juin 2026. De plus, la diminution à deux
jours, associée au fait que le travail graphique a déjà été réalisé pour l’événement, indique que
l’édition 2026 devrait pouvoir être auto-financée par les contributions des quatre institutions
partenaires.

Ciblage du public. Le principal public cible des futures éditions sera le personnel de
soutien à l’Open Science, plutôt que la sensibilisation générale des chercheur.e.s. Cette
approche permettra de renforcer les échanges et d’adapter les contenus aux besoins concrets
des communautés de soutien à l’OS.

Formats dynamiques et interactifs. Pour maintenir l’intérêt des participant.e.s, les
futurs OSD devront privilégier des formats plus courts et interactifs. Les retours positifs sur les
« lightning talks » soulignent l’intérêt de ce type de présentations, tandis que la réduction du
nombre de keynotes et l’absence de panels traditionnels permettront de dynamiser les
discussions. De plus, l’ouverture à la co-construction du programme avec les participant.e.s, via
des appels à contributions ou des outils interactifs, renforcera l’engagement de la communauté.

Diminution des no-shows

Rappels personnalisés : Envoyer plusieurs rappels avant l’événement (une semaine, trois jours, et la veille) via email, en incluant des informations pratiques et des encouragements à participer.
Engagement à travers les réseaux sociaux : Utiliser des canaux de communication comme des groupes dédiés sur les réseaux sociaux ou une plateforme interactive pour maintenir l’engagement des inscrit.e.s
Frais d’inscription remboursables : Mettre en place un petit montant d’inscription, qui peut être remboursé à la participation ou transformé en don si la personne assiste à l’événement. Ceci, dans le but de responsabiliser les personnes inscrites afin qu’elles s’engagent à utiliser les ressources déjà investies pour elles (logistiques, place dans workshop, repas).
Participation active : Si les participant.e.s ont la possibilité de co-construire le programme (ex. : appels à contributions, interventions en petits groupes), ils seront plus enclins à assister, car ils auront un rôle plus actif dans l’événement.

Autres améliorations

Logistique simplifiée : Prévoir des pauses plus courtes, mieux organiser les repas et éviter les lunch bags « tout prêts » pour limiter le gaspillage alimentaire.

Participation en ligne : Revoir les modalités techniques et la gestion des sessions
hybrides, ou envisager d’abandonner complètement cette option si la participation reste
faible.