{"id":429,"date":"2025-01-27T08:55:32","date_gmt":"2025-01-27T08:55:32","guid":{"rendered":"https:\/\/opensciencedays.ch\/?page_id=429"},"modified":"2025-01-27T08:55:32","modified_gmt":"2025-01-27T08:55:32","slug":"bilan-et-perspectives-des-open-science-days-2024-enseignements-elements-a-reconduire-et-initiatives-futures","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/opensciencedays.ch\/en\/bilan-et-perspectives-des-open-science-days-2024-enseignements-elements-a-reconduire-et-initiatives-futures\/","title":{"rendered":"Bilan et perspectives des Open Science Days 2024 : Enseignements, \u00e9l\u00e9ments \u00e0 reconduire et initiatives futures"},"content":{"rendered":"
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Constats du comit\u00e9 d\u2019organisation<\/h2>\n\n\n\n

Organisation g\u00e9n\u00e9rale<\/strong><\/p>\n\n\n\n

    \n
  • Coordination : Un besoin crucial de centraliser le suivi des pr\u00e9paratifs, id\u00e9alement avec
    l\u2019engagement d\u2019un stagiaire ou d\u2019une personne d\u00e9di\u00e9e \u00e0 la gestion de projet.<\/li>\n\n\n\n
  • Partage des responsabilit\u00e9s : D\u00e8s le d\u00e9but, chaque institution impliqu\u00e9e doit avoir des
    responsabilit\u00e9s clairement d\u00e9finies avec des deadlines pr\u00e9cises.<\/li>\n\n\n\n
  • Format multi-site : Bien re\u00e7u pour la r\u00e9partition des t\u00e2ches (catering\/technique), mais le
    programme a \u00e9t\u00e9 jug\u00e9 trop long. Proposition de le condenser sur deux jours, deux sites
    (Dorigny et centre-ville), avec des sessions parall\u00e8les.<\/li>\n\n\n\n
  • Capacit\u00e9 d\u2019accueil : Attention \u00e0 la gestion des capacit\u00e9s des salles et espaces de pause
    pour \u00e9viter l\u2019encombrement.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

    Communication<\/strong><\/p>\n\n\n\n

      \n
    • Outils de communication : Utilisation de formats ouverts ou modifiables pour les
      documents de communication, et publication d\u2019un site web plus en amont dans le
      temps, avec un \u00ab\u00a0save the date\u00a0\u00bb et un appel \u00e0 contributions.<\/li>\n\n\n\n
    • R\u00e9seaux sociaux : Cr\u00e9er des comptes d\u00e9di\u00e9s pour une gestion simplifi\u00e9e de la
      communication, surtout si l’\u00e9v\u00e9nement devient r\u00e9current.<\/li>\n\n\n\n
    • Public cible : Mieux cibler les communaut\u00e9s de soutien \u00e0 l\u2019Open Science plut\u00f4t que de
      viser la sensibilisation des chercheurs.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

      Logistique et sessions<\/strong><\/p>\n\n\n\n

        \n
      • Sessions : Accompagnement des intervenants apr\u00e8s les conf\u00e9rences. Probl\u00e8mes techniques r\u00e9currents dans les sessions hybrides (son, vid\u00e9o).<\/li>\n\n\n\n
      • Pauses : Les pauses d\u00e9jeuner ont \u00e9t\u00e9 jug\u00e9es trop longues. Proposition : 30 minutes le
        matin, 1 heure pour le d\u00e9jeuner, et 15 minutes dans l’apr\u00e8s-midi. Besoin de mieux
        organiser les pauses des \u00e9tudiants qui aident \u00e0 l\u2019accueil.<\/li>\n\n\n\n
      • Repas : Pr\u00e9f\u00e9rer des repas v\u00e9g\u00e9tariens, \u00e9viter les lunch bags et permettre aux
        participants de choisir individuellement ce qu’ils veulent manger.<\/li>\n\n\n\n
      • Enregistrement et consentement : Probl\u00e8me de consentement pour filmer, et n\u00e9cessit\u00e9
        de clarifier le partage des contacts des participants (fortement d\u00e9conseill\u00e9).<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

        Participation et engagement<\/strong><\/p>\n\n\n\n

          \n
        • No-shows : Taux \u00e9lev\u00e9 d\u2019absent\u00e9isme. Proposition d\u2019\u00e9tudier le profil des \u00ab\u00a0no-shows\u00a0\u00bb pour mieux comprendre la situation.<\/li>\n\n\n\n
        • Participation en ligne : Faible participation \u00e0 distance, certains n\u2019ayant pas re\u00e7u le lien
          de connexion. Une meilleure communication est n\u00e9cessaire si l\u2019option en ligne est
          maintenue.<\/li>\n\n\n\n
        • Formats interactifs : Utilisation d’outils interactifs ouverts ou des plateformes
          sp\u00e9cialis\u00e9es pour encourager la co-cr\u00e9ation du programme et l\u2019interaction avant et
          apr\u00e8s les sessions (ex. : SpotMe, Bevy).<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

          Am\u00e9liorations sugg\u00e9r\u00e9es<\/strong><\/p>\n\n\n\n

            \n
          • Dates de l\u2019\u00e9v\u00e9nement : La p\u00e9riode de fin ao\u00fbt\/d\u00e9but septembre est jug\u00e9e peu favorable en raison de la rentr\u00e9e scolaire. Le mois de mai ou une autre p\u00e9riode inter-semestre pourrait \u00eatre plus adapt\u00e9.<\/li>\n\n\n\n
          • Formats courts : Les \u00ab\u00a0lightning talks\u00a0\u00bb ont \u00e9t\u00e9 appr\u00e9ci\u00e9s et il a \u00e9t\u00e9 propos\u00e9 de r\u00e9duire la
            dur\u00e9e des pr\u00e9sentations pour favoriser les ateliers interactifs.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
            \n\n\n\n

            Sondage de satisfaction post-conf\u00e9rence<\/h2>\n\n\n\n

            Dans le cadre de l\u2019\u00e9valuation des Open Science Days 2024, un sondage post-conf\u00e9rence a \u00e9t\u00e9
            r\u00e9alis\u00e9 afin de recueillir les impressions des participant.e.s et d’identifier les points forts ainsi
            que les aspects \u00e0 am\u00e9liorer pour les futures \u00e9ditions. Ce sondage a permis d\u2019obtenir des retours
            qualitatifs et quantitatifs sur divers aspects de l\u2019\u00e9v\u00e9nement, tels que l\u2019organisation g\u00e9n\u00e9rale, le
            contenu des sessions, les infrastructures, et la logistique.<\/p>\n\n\n\n

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            Sur la base des commentaires libres, il a \u00e9t\u00e9 possible de tirer les conclusions suivantes :<\/p>\n\n\n\n

            Degr\u00e9 de satisfaction g\u00e9n\u00e9ral<\/strong> :<\/p>\n\n\n\n

              \n
            • Satisfaction \u00e9lev\u00e9e : De nombreux participants ont exprim\u00e9 leur satisfaction g\u00e9n\u00e9rale, saluant l’organisation et la richesse des contenus. L’aspect interdisciplinaire et la qualit\u00e9 des \u00e9changes ont \u00e9t\u00e9 largement appr\u00e9ci\u00e9s. Les participants ont \u00e9galement mentionn\u00e9 des moments forts comme les sessions de networking et la vari\u00e9t\u00e9 des th\u00e9matiques abord\u00e9es.<\/li>\n\n\n\n
            • Quelques frustrations : Bien que globalement positive, une partie du public a ressenti des frustrations li\u00e9es \u00e0 des aspects pratiques (logistique, format de certaines sessions) et au format en ligne, jug\u00e9 moins interactif.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

              Points de satisfaction :<\/strong><\/p>\n\n\n\n

                \n
              • Organisation et qualit\u00e9 des \u00e9changes : Beaucoup ont f\u00e9licit\u00e9 l’\u00e9quipe pour l’organisation, en mentionnant la bonne qualit\u00e9 sonore et vid\u00e9o, ainsi que la fluidit\u00e9 g\u00e9n\u00e9rale des \u00e9v\u00e9nements.<\/li>\n\n\n\n
              • Multisite et diversit\u00e9 des lieux : Le choix de sites vari\u00e9s a \u00e9t\u00e9 bien re\u00e7u, avec des
                mentions positives pour des lieux comme la HEP Vaud et l\u2019HEMU, jug\u00e9s accessibles et
                agr\u00e9ables.<\/li>\n\n\n\n
              • R\u00e9trospective de fin de journ\u00e9e : Ce moment a \u00e9t\u00e9 per\u00e7u comme un ajout original et
                utile. Il a \u00e9t\u00e9 propos\u00e9 de rendre ces r\u00e9trospectives accessibles en ligne pour cr\u00e9er des
                \u00ab\u00a0documents vivants\u00a0\u00bb.<\/li>\n\n\n\n
              • Repas et pauses : La qualit\u00e9 du service traiteur a \u00e9t\u00e9 souvent lou\u00e9e, tout comme les
                pauses suhisamment longues pour faciliter le r\u00e9seautage.<\/li>\n\n\n\n
              • Sessions exploratoires : Certaines th\u00e9matiques moins fr\u00e9quentes comme les OER (Open
                Educational Resources) ont \u00e9t\u00e9 particuli\u00e8rement bien re\u00e7ues.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

                Points d\u2019am\u00e9lioration :<\/strong><\/p>\n\n\n\n

                  \n
                • Dur\u00e9e et format des sessions : Les sessions de 90 minutes ont \u00e9t\u00e9 jug\u00e9es trop longues, en particulier pour les panels et les tables rondes.<\/li>\n\n\n\n
                • R\u00e9partition des contenus : Certains participants ont sugg\u00e9r\u00e9 de r\u00e9duire le nombre de
                  jours (de 4 \u00e0 2) et d’inclure des sessions parall\u00e8les pour ohrir plus de vari\u00e9t\u00e9.<\/li>\n\n\n\n
                • Logistique et confort : Un manque de prises \u00e9lectriques dans certaines salles et des
                  probl\u00e8mes de signalisation entre les lieux ont \u00e9t\u00e9 soulign\u00e9s. Les participants ont
                  \u00e9galement ressenti le besoin d’un meilleur confort des salles (notamment pour la prise
                  de notes).<\/li>\n\n\n\n
                • Interactions en ligne : Plusieurs participants en ligne ont mentionn\u00e9 des probl\u00e8mes de
                  son et de connexion, et auraient souhait\u00e9 une meilleure gestion des interactions avec le
                  public \u00e0 distance.<\/li>\n\n\n\n
                • Probl\u00e8mes de langue : Le m\u00e9lange entre pr\u00e9sentations en anglais et en fran\u00e7ais a pos\u00e9
                  des dihicult\u00e9s \u00e0 certains participants. Des casques de traduction ont \u00e9t\u00e9 propos\u00e9s
                  comme solution.<\/li>\n\n\n\n
                • Contenu trop th\u00e9orique : Certains ateliers ont \u00e9t\u00e9 per\u00e7us comme trop th\u00e9oriques et
                  manquant d\u2019applications concr\u00e8tes. Il a \u00e9t\u00e9 sugg\u00e9r\u00e9 d\u2019inclure davantage de m\u00e9thodes
                  pratiques, surtout pour des sujets comme la Citizen Science.<\/li>\n\n\n\n
                • Signalisation et communication : Des suggestions pour am\u00e9liorer la signal\u00e9tique (en
                  particulier au Palais Rumine) et la communication, tant en amont de l’\u00e9v\u00e9nement qu\u2019en
                  temps r\u00e9el (comme la mise \u00e0 disposition des slides), ont \u00e9t\u00e9 fr\u00e9quemment
                  mentionn\u00e9es.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
                  \n\n\n\n

                  Conclusion et vision pour de futures \u00e9ditions des Open Science Days<\/h2>\n\n\n\n

                  Les retours recueillis lors des Open Science Days 2024 soulignent la n\u00e9cessit\u00e9 de plusieurs
                  ajustements afin d\u2019am\u00e9liorer l\u2019exp\u00e9rience des participant.e.s et de garantir une organisation plus
                  fluide. Pour les futures \u00e9ditions, plusieurs pistes cl\u00e9s ont \u00e9t\u00e9 identifi\u00e9es pour guider l\u2019\u00e9volution
                  de cet \u00e9v\u00e9nement.<\/p>\n\n\n\n

                  Une coordination renforc\u00e9e et centralis\u00e9e<\/strong>. Le besoin d\u2019une personne d\u00e9di\u00e9e \u00e0 la
                  gestion de projet est apparu essentiel pour garantir le bon d\u00e9roulement des pr\u00e9paratifs.
                  L’engagement d\u2019un.e stagiaire ou d\u2019un.e charg\u00e9.e de projet six mois \u00e0 l\u2019avance permettrait de
                  centraliser les t\u00e2ches, de suivre les \u00e9ch\u00e9ances et de mieux coordonner les institutions
                  partenaires.

                  R\u00e9duction \u00e0 deux jours et cadence<\/strong>. Afin de rendre l\u2019\u00e9v\u00e9nement plus dynamique et
                  accessible, il est propos\u00e9 de condenser le programme sur deux jours, avec des sessions
                  r\u00e9parties entre deux sites principaux (Dorigny et le centre-ville) tous les deux ans. Ce format
                  permettrait de maintenir la qualit\u00e9 des \u00e9changes tout en r\u00e9duisant la dur\u00e9e globale. Les dates
                  ont \u00e9t\u00e9 fix\u00e9es pour la prochaine \u00e9dition : les 1er et 2 juin 2026. De plus, la diminution \u00e0 deux
                  jours, associ\u00e9e au fait que le travail graphique a d\u00e9j\u00e0 \u00e9t\u00e9 r\u00e9alis\u00e9 pour l’\u00e9v\u00e9nement, indique que
                  l\u2019\u00e9dition 2026 devrait pouvoir \u00eatre auto-financ\u00e9e par les contributions des quatre institutions
                  partenaires.

                  Ciblage du public. <\/strong>Le principal public cible des futures \u00e9ditions sera le personnel de
                  soutien \u00e0 l\u2019Open Science, plut\u00f4t que la sensibilisation g\u00e9n\u00e9rale des chercheur.e.s. Cette
                  approche permettra de renforcer les \u00e9changes et d\u2019adapter les contenus aux besoins concrets
                  des communaut\u00e9s de soutien \u00e0 l\u2019OS.

                  Formats dynamiques et interactifs. <\/strong>Pour maintenir l\u2019int\u00e9r\u00eat des participant.e.s, les
                  futurs OSD devront privil\u00e9gier des formats plus courts et interactifs. Les retours positifs sur les
                  \u00ab\u00a0lightning talks\u00a0\u00bb soulignent l\u2019int\u00e9r\u00eat de ce type de pr\u00e9sentations, tandis que la r\u00e9duction du
                  nombre de keynotes et l\u2019absence de panels traditionnels permettront de dynamiser les
                  discussions. De plus, l’ouverture \u00e0 la co-construction du programme avec les participant.e.s, via
                  des appels \u00e0 contributions ou des outils interactifs, renforcera l\u2019engagement de la communaut\u00e9.<\/p>\n\n\n\n

                  Diminution des no-shows<\/strong><\/p>\n\n\n\n

                    \n
                  • Rappels personnalis\u00e9s :<\/strong> Envoyer plusieurs rappels avant l’\u00e9v\u00e9nement (une semaine, trois jours, et la veille) via email, en incluant des informations pratiques et des encouragements \u00e0 participer.<\/li>\n\n\n\n
                  • Engagement \u00e0 travers les r\u00e9seaux sociaux :<\/strong> Utiliser des canaux de communication comme des groupes d\u00e9di\u00e9s sur les r\u00e9seaux sociaux ou une plateforme interactive pour maintenir l’engagement des inscrit.e.s<\/li>\n\n\n\n
                  • Frais d\u2019inscription remboursables :<\/strong> Mettre en place un petit montant d\u2019inscription, qui peut \u00eatre rembours\u00e9 \u00e0 la participation ou transform\u00e9 en don si la personne assiste \u00e0 l’\u00e9v\u00e9nement. Ceci, dans le but de responsabiliser les personnes inscrites afin qu\u2019elles s\u2019engagent \u00e0 utiliser les ressources d\u00e9j\u00e0 investies pour elles (logistiques, place dans workshop, repas).<\/li>\n\n\n\n
                  • Participation active : <\/strong>Si les participant.e.s ont la possibilit\u00e9 de co-construire le programme (ex. : appels \u00e0 contributions, interventions en petits groupes), ils seront plus enclins \u00e0 assister, car ils auront un r\u00f4le plus actif dans l\u2019\u00e9v\u00e9nement.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

                    Autres am\u00e9liorations<\/strong><\/p>\n\n\n\n

                      \n
                    • Logistique simplifi\u00e9e :<\/strong> Pr\u00e9voir des pauses plus courtes, mieux organiser les repas et \u00e9viter les lunch bags \u00ab tout pr\u00eats \u00bb pour limiter le gaspillage alimentaire.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
                        \n
                      • Participation en ligne :<\/strong> Revoir les modalit\u00e9s techniques et la gestion des sessions
                        hybrides, ou envisager d’abandonner compl\u00e8tement cette option si la participation reste
                        faible.<\/li>\n<\/ul>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

                        Constats du comit\u00e9 d\u2019organisation Organisation g\u00e9n\u00e9rale Communication Logistique et sessions Participation et engagement Am\u00e9liorations sugg\u00e9r\u00e9es Sondage de satisfaction post-conf\u00e9rence Dans le cadre de l\u2019\u00e9valuation des Open Science Days 2024, un sondage post-conf\u00e9rence a \u00e9t\u00e9r\u00e9alis\u00e9 afin de recueillir les impressions des participant.e.s et d’identifier les points forts ainsique les aspects \u00e0 am\u00e9liorer pour les futures \u00e9ditions. 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